Whitepaper:
De werkelijke kosten van verzuim – inzicht in harde én verborgen impact

Inleiding

Verzuim is duur. Dat weet iedereen. Maar hóe duur precies, dat blijft vaak gissen. Veel organisaties hanteren een standaardbedrag per verzuimdag – bijvoorbeeld €250 of €300 – maar vergeten dat dit slechts het topje van de ijsberg is. De échte kosten van verzuim gaan verder dan het salaris van de afwezige medewerker. Denk aan vervangingskosten, administratieve lasten, productieverlies, verhoogde werkdruk bij collega’s, en zelfs de verminderde klanttevredenheid of vertraging van strategische projecten.

De realiteit is dat verzuim impact heeft op elk niveau van de organisatie. Op het werkklimaat, de prestaties, de financiële gezondheid en uiteindelijk ook op het moreel van mensen die wel aanwezig zijn. Toch worden deze kosten vaak niet expliciet meegerekend in businesscases of HR-rapportages. Verzuim blijft zo een blinde vlek – een sluipend verlies dat zich moeilijk laat grijpen.

In deze whitepaper laten we zien hoe je een realistisch en compleet beeld krijgt van de werkelijke kosten van verzuim. We leggen het verschil uit tussen directe en indirecte kosten, geven je inzicht in verborgen posten, en bieden concrete rekenvoorbeelden waarmee je het verzuim binnen jouw organisatie écht kunt doorrekenen. Ook staan we stil bij de gevolgen van een onderschat verzuimbeeld: van strategische misvattingen tot onderinvestering in preventie.

Het doel? Dat je als HR-professional, leidinggevende of bestuurder met scherp inzicht én overtuigingskracht de juiste keuzes kunt maken in je verzuimaanpak.

De directe kosten van verzuim

De directe kosten van verzuim zijn het eenvoudigst te berekenen. Ze bestaan uit de loondoorbetaling tijdens ziekte en eventuele aanvullende premies of verzekeringen. In Nederland is een werkgever wettelijk verplicht om bij ziekte tot twee jaar minimaal 70% van het loon door te betalen, vaak aangevuld tot 100% op basis van cao of interne afspraken.

Bij langdurig verzuim loopt dit bedrag snel op. Zeker als het gaat om werknemers met een hoog salaris, een leidinggevende functie of veel verantwoordelijkheden. En in veel gevallen zijn er bijkomende verplichtingen zoals pensioenpremies, vakantiegeld en verzekeringsbijdragen die gewoon doorlopen.

Rekenvoorbeeld:

• Medewerker verdient €3.500 bruto per maand
• Verzuimt 6 maanden
• Loondoorbetaling 100% (inclusief sociale lasten \~30%)
• Totale directe kosten = €3.500 x 1,3 x 6 = €27.300

Op het eerste gezicht al een flink bedrag. Maar het echte probleem komt pas daarna.

De indirecte en verborgen kosten van verzuim

De echte impact van verzuim zit in de verborgen kosten. Deze zijn vaak lastig meetbaar, maar absoluut reëel. Ze zijn verdeeld over meerdere niveaus:

Organisatorisch niveau

Vervangingskosten: Als een medewerker vervangen wordt door een uitzendkracht of externe inhuur, liggen de kosten vaak hoger dan het oorspronkelijke salaris. Bovendien kost het tijd om de vervanger in te werken, zeker in functies waar specifieke kennis vereist is.

Productiviteitsverlies: Ook zonder directe vervanging gaat werk verloren. Collega’s nemen taken over, maar vaak met lagere efficiëntie. Deadlines schuiven op, kwaliteit daalt, of klanten moeten langer wachten.

Arbodienst & casemanagement: Denk aan kosten voor de bedrijfsarts, casemanager, interventies (fysiotherapie, psycholoog, coaching) en re-integratiebegeleiding. Bij langdurig verzuim lopen deze bedragen snel op.

Teamniveau

Verhoogde werkdruk bij collega’s: Medewerkers in het team moeten het werk opvangen. Hierdoor ontstaat extra stress, verminderde motivatie en verhoogd risico op uitval – het bekende ‘sneeuwbaleffect’ van verzuim.

Verzuimbesmetting: In teams waar regelmatig mensen uitvallen, daalt het moreel. Er ontstaat een cultuur van vermijdingsgedrag, klagen of zelfs cynisme over de werkdruk of de leiding.

Stagnatie in teamontwikkeling: Teams die structureel onder druk staan door afwezigheid van leden, komen minder toe aan reflectie, innovatie of lange-termijnplanning.

Individueel niveau

Verlies van kennis en continuïteit: Bij sleutelmedewerkers of specialisten verdwijnt er tijdelijk cruciale kennis. Dat leidt niet alleen tot vertraging, maar soms ook tot fouten of klantverlies.

Psychologische belasting van leidinggevenden: Het begeleiden van zieke medewerkers, gesprekken voeren, rapporteren en coördineren van re-integratie kost mentale energie en tijd van leidinggevenden.

Reputatieschade: In klantgerichte functies kan veelvuldig verzuim invloed hebben op de klantbeleving en uiteindelijk op het imago van het bedrijf.

Totale kosten: rekenvoorbeeld uit de praktijk

Laten we een scenario nemen van een medewerker in een administratieve functie die 5 maanden uitvalt.

Salaris: €3.200 per maand (bruto)

Sociale lasten (30%): €960 → totaal €4.160 p/m

Tijd ziek: 5 maanden → directe kosten: €20.800

Indirecte kosten:

• Vervanging uitzendkracht (4 mnd à €3.800): €15.200
• Bedrijfsarts, casemanager, planvorming: €1.500
• Administratieve verwerking (HR, leidinggevenden): €800
• Productiviteitsverlies: geschat 15% extra verlies = €3.000
• Collega extra ziekmelding (8 dagen): €1.700

Totale kosten voor 1 verzuimgeval van 5 maanden: €43.000 – €45.000

En dat is een gemiddelde situatie. In complexe functies of bij langdurige uitval kunnen de kosten oplopen tot €60.000 of meer.

Waarom dit inzicht telt – en wat er misgaat zonder

Veel organisaties zien verzuim als een HR-aangelegenheid. Maar de echte kosten raken finance, operatie, sales en strategie. Als het financiële plaatje van verzuim niet wordt gekend, wordt er vaak te weinig geïnvesteerd in preventie of begeleiding.

Een budget van €5.000 voor coaching, werkplekonderzoek of een extra teamoverleg wordt snel als ‘duur’ gezien, terwijl het een uitval van €40.000 kan voorkomen. Zonder inzicht wordt te laat ingegrepen, of wordt alleen gekeken naar de symptomen in plaats van de oorzaak.

Organisaties die wél sturen op cijfers maken andere keuzes:

• Ze hebben ruimte om proactief te handelen;
• Ze zien patronen en kunnen risico's verkleinen;
• Ze durven te investeren in preventieve maatregelen met een bewezen rendement.

Wat doet Verzuim4 met deze cijfers?

Het platform van Verzuim4 brengt de vier verzuimkengetallen samen met de bijbehorende kostenimpact. Daarmee krijg je niet alleen inzicht in het 'wat' – maar vooral ook in het 'wat kost het ons?'

Bijvoorbeeld:

• Een afdeling met een lage frequentie maar hoge duur? Kans op onvoldoende re-integratiesturing.
• Een afdeling met veel kort verzuim? Signaal voor werkdruk of leidinggevend gedrag.
• Een team met extreem veel nulverzuimers? Mogelijk signaal voor presenteïsme – en dus risico op latere uitval.

Verzuim4 vertaalt deze signalen naar begrijpelijke dashboards én concrete actieadviezen – inclusief kostenschattingen per scenario. Zo wordt preventie geen kostenpost, maar een winstkans.

Conclusie: Tijd voor financieel bewust verzuimbeleid

Verzuim is meer dan een afwezigheid. Het is een signaal, een risico én – mits goed gemanaged – een kans om als organisatie te leren en te verbeteren.

Maar dat begint bij inzicht. En dus bij data. Niet alleen om het verzuimpercentage te kennen, maar om de totale kosten én impact te begrijpen. Want pas dan kun je beleid maken dat verder gaat dan symptoombestrijding.

Verzuim4 helpt organisaties om die stap te zetten. Door niet alleen te registreren, maar echt te analyseren. Door de échte kosten zichtbaar te maken. En door van verzuim geen probleem te maken, maar een aangrijpingspunt voor betere prestaties en betrokkenheid.